Come scrivere una lettera di presentazione: consigli e linee guida

Come scrivere una lettera di presentazione? A cosa serve redigere un ulteriore documento se tutte le informazioni relative alle personali competenze professionali sono già contenute all’interno del curriculum? Esiste un modello standard da utilizzare?

Prima di focalizzarci in maniera dettagliata su ognuno dei suddetti quesiti è d’obbligo una premessa che intende evidenziare il valore di una cover letter ai fini di un contatto per un colloquio di lavoro: redigere un curriculum non è sufficiente per proporre una candidatura efficace.

Consapevole della difficoltà attuale a farsi notare in un mare sconfinato di competitor, l’Università Telematica Niccolò Cusano di Padova, perseguendo la sua mission di supportare i giovani durante e dopo la specializzazione universitaria, ha deciso di realizzare una guida contenente regole e consigli per la stesura di una lettera di presentazione ‘attraente’, quasi perfetta!

Per comprendere fino in fondo l’importanza di redigere un documento curato nei minimi dettagli è necessario evidenziare un dato.
Chi si occupa di recruiting, che si tratti di una società specializzata esterna o di una risorsa interna all’azienda, si ritrova a dover visualizzare decine, centinaia e a volte addirittura migliaia di candidature al giorno.

Non di rado, per snellire il lavoro, i recruiter effettuano una cernita dei curriculum da visionare; e la scelta avviene proprio sulla base delle lettere di accompagnamento.

Lettera di presentazione generica: cos’è e a cosa serve

Entriamo subito nel cuore del nostro articolo e cerchiamo di chiarire quale funzione svolge la cosiddetta lettera motivazionale allegata al curriculum.

Iniziamo col precisare che si tratta del primo approccio che il selezionatore ha con il candidato; così come accennato nel corso del paragrafo introduttivo, dalle informazioni e dallo stile della lettera il recruiter può decidere se aprire il cv o cestinarlo senza neanche visionarlo.

Se il tuo obiettivo è ottenere un colloquio e successivamente, magari, anche un impiego, ti consigliamo di non sottovalutare il documento e di redigerlo con attenzione e cura estreme.

Trattandosi di una lettera motivazionale il suo ruolo è proprio quello di motivare la candidatura, esponendo quelle che sono le ‘motivazioni’ per le quali l’azienda dovrebbe prendere in considerazione l’assunzione del candidato.
La cover letter ha la finalità di spiegare in maniera più dettagliata ciò che è contenuto nel cv, che notoriamente fornisce informazioni sul candidato in maniera piuttosto stringata.

Non è quindi difficile comprendere che all’interno devono essere evidenziate principalmente le caratteristiche personali e le competenze professionali che maggiormente si allineano alle esigenze produttive dell’azienda.

Consigli e linee guida per la redazione

La lettera che accompagna il curriculum ha l’obiettivo di incuriosire il selezionatore e di spingerlo ad approfondire la conoscenza del candidato attraverso l’apertura e la lettura del cv.

Per essere vincente deve essere curata sia sotto il profilo contenutistico che strutturale e della forma.

Il primo requisito che deve rispettare una candidatura efficace riguarda la lunghezza: il testo non deve essere troppo lungo. 15 righe, suddivise in paragrafi, sono sufficienti per mettere in evidenza, in maniera chiara, diretta e concisa, le ragioni per le quali il profilo candidato risulterebbe idoneo a ricoprire una determinata posizione all’interno di un’azienda.

È importante, ai fini di una leggibilità scorrevole e di una comprensione immediata, utilizzare periodi semplici e brevi, che esprimano i concetti in maniera concisa, senza inutili ghirigori stilistici e giri di parole. Non dimentichiamo che il tutto deve essere comunicato parlando in prima persona.

Personalizzazione

Passiamo ad analizzare un aspetto che può davvero fare la differenza: la personalizzazione in base al destinatario e alla tipologia di lavoro al quale fa riferimento.

Cosa significa?

Che per quanto esistano modelli ed esempi di lettere di presentazione il contenuto non può essere uguale per tutte le realtà alle quali si riferisce.

Il nostro consiglio, in tal senso, è partire da una ricerca sull’azienda; inizia ad analizzare le varie sezioni del sito web, concentrandoti in maniera particolare sulla sessione ‘mission’ e su quella che ne descrive il core business.
Un’ottima fonte di informazioni, in grado di rivelare la popolarità dell’azienda, è rappresentata dai social network; attraverso Facebook e company è possibile ottenere un dato piuttosto significativo ovvero la soddisfazione e l’opinione del target di riferimento.

Con una base conoscitiva alla mano sarà più semplice impostare la lettera in maniera personalizzata, che risulti il più possibile allineata alle caratteristiche aziendali, produttive e non.

La struttura

Curare il contenuto è sicuramente un passaggio fondamentale per rendere perfetta una lettera di presentazione, ma non basta. Anche l’impostazione gioca il suo importantissimo ruolo.

Per rendere attraente il documento bisogna rispettare una serie di regole.

Partiamo dall’ordine dalle sezioni che compongono la struttura:

• Nome, cognome, indirizzo e contatti (telefono e email): in alto a sinistra
• Dati del destinatario: in alto a destra (più in basso rispetto a quelli del candidato)
• Luogo e data: allineati a sinistra
• Oggetto, o titolo della lettera, nel quale è indicata la posizione oggetto di candidatura: allineato a sinistra
• Corpo della lettera: presentazione breve di se stessi e delle proprie caratteristiche professionali
• Ringraziamenti
• Saluti
• Firma
• Consenso al trattamento dei dati personali (rif. al d.lgs. 196/2003)

Analizziamo nel dettaglio le sezioni più importanti e cerchiamo di capire quali sono le informazioni sulle quali focalizzarsi e quelle che invece possono essere inserite in maniera ‘marginale’ e meno approfondita.

Sulla frase di apertura non c’è molto da dire: deve contenere il nome e cognome del destinatario; se si tratta di una candidatura spontanea, per cui non si conosce il nome della persona che leggerà la lettera, è possibile inserire un’apertura più impersonale come ad esempio ‘spett.le’ seguito dalla denominazione dell’azienda.

Il corpo centrale è quello in cui bisogna motivare la candidatura, focalizzando il testo sulle competenze professionali in linea con le caratteristiche e le richieste dell’azienda.

La parte finale è dedicata ai ringraziamenti e ai saluti.
Ti consigliamo di terminare con una frase che induca chi effettua la selezione a fornire un riscontro, sia in caso di interesse che di non interesse.
Il classico ‘resto in attesa di un cortese riscontro’ è sicuramente la scelta migliore.

Concludiamo il paragrafo con un piccolo stratagemma che contribuisce a rendere appetibile la lettera: l’utilizzo delle parole chiave.
Facciamo un esempio per chiarire il concetto.
Se stai rispondendo a un annuncio nel quale si parla di un determinato profilo, ti consigliamo di riutilizzare nella proposta di candidatura i termini chiave inseriti nell’offerta di lavoro.
Attenzione però ad utilizzare le keyword con intelligenza, contestualizzandole nel testo.
Evita di ridurre il suggerimento ad un mero ‘copia e incolla’ dell’annuncio; otterresti l’effetto contrario.

Gli errori

Capita spesso che, per inesperienza o per ingenuità, i candidati tendono ad impostare la lettera secondo una logica del tutto personale, che per quanto possa sembrare ‘logica’ si rivela controproducente.

Vediamo quali sono gli errori da evitare in fase di redazione.

Il primo, quello forse più comune, riguarda la tendenza ad esagerare con l’esaltazione delle proprie capacità e competenze; risultare eccessivamente narcisisti non è la strategia giusta per fare colpo sul selezionatore.

Nell’ambito della descrizione della tua professionalità devi essere quanto più possibile sincero. Millantare abilità o professionalità inesistenti è alquanto inutile; verresti scoperto!

Pur rischiando di risultare banali ti suggeriamo di rileggere la lettera con estrema attenzione dopo aver completato la fase di redazione. Gli errori, grammaticali, ortografici o di sintassi, sono sinonimo di superficialità, caratteristica solitamente ‘poco’ apprezzata dai datori di lavoro.

Ora sai esattamente come scrivere una lettera di presentazione; non ti resta che iniziare ad impostare il testo e preparare la tua candidatura!