Come scrivere una mail formale in 5 passi

Nell’era di internet gran parte della comunicazione avviene tramite posta elettronica; ecco perché in questo post ti spiegheremo come scrivere una mail formale.

I momenti e i contesti in cui può nascere l’esigenza di scrivere una lettera che rispetti i canoni di formalità sono svariati; può ad esempio capitare in ambito lavorativo, in ambito universitario o per autocandidarsi per un colloquio di lavoro.

Può sembrare un’operazione semplice, ma non è affatto così.

Pensiamo per un attimo al modo in cui quotidianamente comunichiamo con amici, parenti e colleghi di lavoro.
Grazie a WhatsApp e ai vari sistemi di messaggistica istantanea tutto è più veloce e immediato.
Purtroppo però la velocità va a discapito della comunicazione, che diventa un insieme confuso di  abbreviazioni, acronimi, emoticon, errori ortografici e grammaticali.

La cosa più particolare è che siamo ormai talmente abituati ad andare di corsa che neanche facciamo caso ad una ‘e’ che indica il verbo essere senza il suo accento.
Siamo diventati esperti nel decifrare la cripticità dei messaggi, al punto che lo facciamo in maniera automatica e senza il minimo sforzo.

La conclusione del concetto è che se da un lato le chat consentono una buona ottimizzazione dei tempi, dall’altro ci hanno disabituato a scrivere e comunicare correttamente.

Capita quindi di ritrovarsi in seria difficoltà, assaliti da mille dubbi, di fronte alla redazione di un testo ‘formale’, nel quale non sono ammesse sigle nè tanto meno faccine sorridenti.

Come redigere una mail formale

Scrivere uma mail formale significa prestare attenzione ad una serie di elementi e dettagli.

Dalla redazione dell’oggetto alla scelta delle formule di apertura e chiusura, il processo di scrittura richiede un discreto impegno.

In linea generale l’impostazione di una lettera formale inviata tramite posta elettronica segue le stesse regole stilistiche di una lettera formale cartacea.

Analizziamo nel dettaglio la struttura e le dritte per redigere le varie sezioni.

1 – Oggetto

Prima di iniziare a scrivere una mail bisogna impostare l’oggetto, un elemento quasi sempre sottovalutato e trascurato.

La tendenza comune è scriverlo frettolsamente, mettendo in fila due o tre parole generiche per riempire il campo.

Si tratta di un grave errore, perché in realtà l’oggetto è importantissimo, soprattutto quando non è scontato che il destinatario apra la mail per leggerne in contenuto.
Per comprendere meglio il concetto è sufficiente pensare ai casi in cui tramite la lettera si desidera proporre qualcosa: una collaborazione professionale, un prodotto oppure un servizio.
In tal caso bisogna incentivare il destinatario ad aprire la mail, e chiaramente l’unico modo per convincerlo è scrivere un oggetto ‘attraente’.

Per quanto riguarda le linee guida bisogna rispettare la regola del ‘breve, chiaro e conciso’, ovvero sintetizzare in poche parole il contenuto.

2 – Formula di saluto

Il primo approccio con il destinatario è rappresentato dal saluto iniziale, che non può assolutamente mancare.
È un grave errore, oltre ad essere sinonimo di mancata educazione, iniziare immediatamente con il contenuto del messaggio.

Generalmente si utilizza un ‘aggettivo di circostanza’ seguito da un appellativo.

Partiamo dagli aggettivi:

• Spettabile (Spett.le): è utilizzato quando ci si rivolge ad un’azienda o ad un ente per cui è seguito dal nome della ditta.
  Non può essere utilizzato per rivolgersi ad una persona.
• Egregio: è utilizzato quando ci si rivolge a una persona che non si conosce o nei confronti della quale è richiesta una certa formalità.
• Gentile: è utilizzato quando si desidera essere meno distaccati ma comunque rispettosi.
  Non a caso è l’aggettivo di circostanza più utilizzato.
• Caro/a: è utilizzato nei casi in cui con il destinatario esiste già un rapporto di conoscenza e anche una certa familiarità.
  Si consiglia comunque di utilizzarlo con oculatezza, valutando di volta in volta il contesto.

Eccessivamente pomposi, oltre che desueti, aggettivi come ‘pregiato’, ‘illustre’, ‘esimio’.

Per quanto riguarda l’appellativo è possibile scegliere tra un semplice ‘signor/signora’ o un titolo professionale come ad esempio ‘dottore’, ‘ingegnere’, ‘avvocato’.

3 – Corpo centrale

Subito dopo i saluti si passa alla presentazione.
Si tratta di un passaggio fondamentale finalizzato a chiarire la propria posizione nei confronti del destinatario.
Ad esempio quando la mail è rivolta ad un professore universitario la frase di presentazione sarà ‘sono uno studente del corso di … della facoltà di …’.

La presentazione può essere omessa se il mittente è già noto, ed è quindi immediatamente riconoscibile dal destinatario.

Si procede poi con il motivo per il quale si scrive, ovvero con la descrizione dettagliata di ciò che è stato introdotto dall’oggetto.

Durante la redazione del corpo centrale bisogna prestare attenzione ad una serie di aspetti.
È fondamentale essere concisi, evitando così di annoiare il lettore con inutili giri di parole.
Le frasi più utilizzate e più immediate in tal senso sono: ‘le scrivo per illustrarle …’, ‘la contatto perché …’.

Un altro aspetto a cui prestare attenzione è l’organizzazione del messaggio, ovvero la formattazione.
Suddividere il testo in paragrafi è la soluzione ideale per agevolare la lettura e allo stesso tempo per rendere il messaggio più gradevole visivamente.

4 – Formula di chiusura

La parte conclusiva della mail è destinata ai saluti.

Così come per i saluti iniziali anche per la formula di chiusura esistono varie possibilità:

• Distinti saluti: utilizzata soprattutto nei contesti molto formali.
• Cordiali saluti / un cordiale saluto / la saluto cordialmente: è la formula più utilizzata che si adatta perfettamente alle situazioni formali.

In molti casi i saluti sono accompagnati da un ringraziamento o da una frase che lasci intendere al destinatario il desiderio di ricevere una risposta.

Ecco qualche esempio: ‘La ringrazio in anticipo per la sua attenzione e la saluto cordialmente’ oppure ‘In attesa di un suo gentile riscontro la saluto cordialmente’, o ancora ‘Resto a disposizione per ulteriori chiarimenti’.

5 – Rilettura e correzione

Concludiamo la nostra guida con un passaggio importantissimo: la rilettura della mail.

Anche se sembra superfluo sottolinearlo, inviare una mail formale piena di refusi è sinonimo di superficialità e approssimazione.

Ti consigliamo pertanto di leggere più volte il testo, con attenzione, per individuare e correggere eventuali errori di ortografia, grammaticali, lessicali o di punteggiatura.