Matrice di Covey: che cos’è e perché è utile

La Matrice di Covey, anche detta di Eisenhower, è uno strumento estremamente utile in quanto consente un’efficace e produttiva gestione del tempo, sia nello studio e nel lavoro che nella vita di ogni giorno.

Partiamo da una citazione:

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

Il concetto è stato introdotto da Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, che in una citazione ha racchiuso perfettamente il senso della metodologia.

Ad approfondire ulteriormente il modello è stato successivamente Stephen Covey nel suo libro ‘The 7 habits of highly effective people’. Ecco quindi spiegato il motivo per il quale il metodo viene identificato talvolta come ‘la matrice di Covey’ altre volte come ‘la matrice di Eisenhower’.

Cerchiamo ora di capire nel dettaglio come funziona e come applicarne i principi per organizzare lo studio, per superare un esame universitario, per affrontare con maggiore serenità la quotidianità lavorativa e in generale per vivere la routine di ogni giorno senza stress.

Metodo Eisenhower

Il metodo Eisenhower nel time management consente di gestire il tempo attraverso una corretta gestione delle priorità.

Il modello si basa sui concetti ‘importante’ e ‘urgente’; per imparare ad utilizzarla al meglio bisogna quindi comprendere la distinzione tra queste due semplici parole.

‘Importante’ è un concetto soggettivo; ciò che per te è importante potrebbe non esserlo per qualcun altro, così come ciò che è importante oggi potrebbe non esserlo domani, o comunque in una collocazione temporale diversa.
Ognuno di noi ha priorità differenti, identificate come tali in base a una serie di varianti ‘personali’ come ad esempio i principi, gli obiettivi, i valori, ecc.

‘Urgente’ è invece un concetto oggettivo, che indica qualcosa che è legato al tempo e che non dipende da variabili personali, come nel caso di attività da svolgere immediatamente perché caratterizzate da una scadenza brevissima.

Per applicare la matrice di Covey bisogna innanzitutto predisporre un elenco dettagliato degli impegni e, successivamente, valutare correttamente il grado di importanza o di urgenza, sulla base delle scadenze e delle risorse disponibili.

La valutazione si basa su quattro criteri che consentono di individuare le urgenze; quelle  vere e oggettive!

I quadranti della matrice di Eisenhower

La struttura della matrice di Eisenhower è suddivisa nei seguenti quattro quadranti, derivanti dalla combinazione dei parametri ‘urgente’ e ‘importante’.

	URGENTE	NON URGENTE
IMPORTANTE	#1  Da fare immediatamente (crisi – azioni non delegabili)	#2  Da fare in un secondo momento (opportunità – azioni da pianificare)
NON IMPORTANTE	#3  Da delegare immediatamente (inganno – azioni che altri possono compiere)	#4 Da non fare assolutamente (spreco – azioni superflue)

In sintesi, dall’intersezione si ottengono i seguenti risultati:

• Q1: urgente e importante (crisi – emergenza)
• Q2: importante e non urgente (qualità)
• Q3: urgente e non importante (inganno)
• Q4: non importante e non urgente (spreco)

Analizziamo i quadranti uno per uno.

Quadrante Q1

Include tutte le azioni da svolgere al più presto, come ad esempio progetti a scadenza brevissima e problemi da risolvere con urgenza  che non possono essere delegati a terze persone.

Ai fini di una corretta applicazione del metodo Covey, nel primo quadrante devono essere inserite pochissime attività; riempirlo troppo significherebbe lavorare in uno stato di costante emergenza, e quindi di stress.

Le conseguenze di una quotidianità caratterizzata da ‘cose impellenti da fare’ si ripercuotono inevitabilmente sulla produttività e sulla qualità dello studio, del lavoro e della vita in generale.

Quadrante Q2

Include le azioni importanti ma non urgenti ovvero i progetti a medio/lungo termine, le attività finalizzate ad un miglioramento personale (palestra, controlli medici ecc) o la definizione di nuovi strategie operative.

In altre parole si tratta di azioni e attività pianificate, che mirano a migliorare la qualità della vita.

Attenzione però: pur non essendo caratterizzate da urgenza, il rimandarle continuamente significherebbe ritrovarsele prima o poi nel primo quadrante, identificate a quel punto come ‘urgenti’.

Quadrante Q3

Nel terzo quadrante della matrice di Covey rientrano quelle attività urgenti ma non importanti.

Si tratta di quelle azioni che in quanto urgenti vengono considerate ingannevolmente importanti ma che in realtà non lo sono.

Nel quadrante dell’inganno rientrano situazioni esterne, dipendenti da altre persone e che possono essere nella maggior parte dei casi delegate.

Quadrante Q4

Il quadrante dello spreco e del superfluo, quello che induce, più o meno consapevolmente, a rimandare le attività davvero urgenti e importanti.

Molto spesso ci si concentra sul Q4  per evitare di affrontare problemi e situazioni impegnative, che in questo modo vengono semplicemente rimandate.

Chiaramente la scelta non può mai risultare vincente dal momento che si tratta di un mero spreco di tempo.

Consigli per un time management perfetto

Il segreto per evitare di accumulare attività nel temutissimo quadrante Q1 è concentrarsi sul Q2.

La pianificazione e il relativo rispetto delle tempistiche limitano il passaggio delle attività da Q1 a Q2.
Operando secondo tale modalità è possibile evitare lo stress che deriva dallo svolgimento di un lavoro in stato di emergenza.

Sono disponibili, sia su AppStore che su Google Play Store, numerose app che agevolano la gestione del tempo.

Tra le applicazioni basate sul metodo di Eisenhower segnaliamo Focus Matrix, un gestore di attività intelligente che sfrutta la matrice delle priorità con l’obiettivo di garantire un efficace time management.